PSS vuosikello
PSS:n valvontatehtävät Stellan käytössä omassa piirissään
Seuraavissa asioissa tapahtuu paljon virheitä tai niissä on puutteita ja kontrollit tehdään nyt pääkäyttäjien ja kanslian toimesta mutta parempi olisi, että PSS tekee ne, koska PSS:llä on suora käskyvalta piirinsä looseihin ja leiriin. Tällaista määräysvaltaa ei ole pääkäyttäjällä eikä kanslialla.
Virkaanasettajaisten jälkeen
- Exregaalit ja ansiomerkit on merkitty
- ExYM-aste on merkitty
- Vanhat virat on päätetty ja uudet virat merkitty
Kun lakisääteiset valiokunnat valittu
- Vanhat valiokuntajäsenyydet on päätetty ja uudet merkitty alkaneeksi
Jokaisen perusasteen/Patriarkka-asteen jälkeen
- Uudelle jäsenelle on merkitty perusaste/patriarkka-asteen päivämäärä
- Uudella jäsenellä liittymispäivä on sama kuin perusasteen päivämäärä
Syyskokouksen jälkeen
- Syyskokouksen asiakirjat tulee olla sen loosi/leirikokouksen liitteinä, jonka yhteydessä syyskokous pidettiin
Kevätkokouksen jälkeen
- Kevätkokouksen asiakirjat tulee olla sen loosi/leirikokouksen liitteinä, jonka yhteydessä kevätkokous pidettiin
- Seuraava virkaanasettamispäivä ja tulevan kauden jäsenmaksu on merkitty yhteisön lisätietoihin
- ExYM ja ExPP-todistusanomukset on tehty
- Lisäksi kannattaa tarkistaa, että leiri-/loosikokouksen pöytäkirjoissa mainitaan nimillä seuraavat valitut virkamiehet ja yhdistyksen kokouspöytäkirjassa pj & hallituksen jäsenet.
Joulukuussa
- Ilmoitus toiminnasta on tehty
Tammikuussa
- Pöytäkirjat syyskauden kokouksista ovat Stellassa ja niiden sisältö on annettujen ohjeiden mukainen
Helmikuussa
- Exregaalitilaukset on tehty
Kesäkuussa
- Pöytäkirjat kevätkauden kokouksista ovat Stellassa ja niiden sisältö on annettujen ohjeiden mukainen
Syyskuussa
- Pöytäkirjat kesäkokouksista ovat Stellassa ja niiden sisältö on annettujen ohjeiden mukainen
- Kaikki kesän aikana tapahtuneet eroamiset on merkittävä Stellaan 30.9. mennessä
Lisäksi pääkäyttäjät tarkistavat muutaman kerran toimintakaudessa osallistujaluetteloista, että kokouksen välilehdellä ”Osallistujat”
- Ryhmässä ”Odottaa hyväksymistä” ei ole nimiä
- Ryhmässä ”Osallistujat” ei ole ”tuplia”
- Pääkäyttäjät jatkavat näiden tarkistamista mutta myös PSS voi halutessaan niitä tarkistaa ja tarvittaessa pyytää kirjuria tekemään korjaukset.
- Jos pääkäyttäjä huomaa virheitä osallistujaluetteloissa, niistä ilmoitetaan PSS:lle, jonka tehtävä on hoitaa asia kirjurin kanssa.